Принципы и методы организации электронного документооборота и их применение на практике

ВВЕДЕНИЕ
На мой взгляд, проблема использования электронных документов в традиционном (т.е. бумажном) делопроизводстве достаточно актуальна в связи с развитием электронных технологий.
Актуальность данной темы заключается в том, что внедрение на практике электронного документооборота в значительной степени упростит, а так же ускорит работу юридических лиц, граждан и в особенности архивных служб.
Для понимания данной проблемы нужно сначала разобраться в самом термине «электронный документ». Это документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность.
Рассмотрение данной темы ставит перед автором ряд задач:
• понятие электронного документа, его структуры;
• изучение электронной цифровой подписи;
• изучение порядка использования электронных документов.
Для решения данных задач необходимо уяснить, как данные вопросы раскрываются в научной литературе, а также в законодательных актах. В связи, с чем в работе будет использовано большое количество материала, как различных периодических изданий, учебников, так и нормативных актов. В том числе Закона Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».
Основной целью данной курсовой работы является изучение наиболее значимых вопросов, связанных с таким явлением, как «электронный документ».
Работа состоит из трех глав, которые в свою очередь разделяются на два параграфа. В первой главе даётся общая характеристика электронного документа и электронной цифровой подписи. Вторая посвящена использованию электронной почты. В третьей раскрывается вопрос, касающийся практики использования электронных документов.
Таким образом, предметом рассмотрения являются доминирующие определения понятия электронных документов, опыт различных стран по исследуемой проблеме, рассмотрение электронного документооборота и его место в Республики Беларусь.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
На основании всего вышеизложенного, можно назвать, на мой взгляд, три наиболее эффективных направления использования электронных технологий в традиционном делопроизводстве:
Подготовка документов с использованием электронных технологий - осуществляется по правилам и с использованием форм и бланков унифицированных документов. На выходе тексты выводятся на бумагу и приобретают в соответствии с действующими правилами форму документов.
Электронная передача информации - используется для ускорения ее доставки потребителям с последующим выводом документов на бумагу.
Электронная регистрация поступления документов в систему -- предполагает включение в единую информационную систему всех возникающих или поступающих в организацию документов в любой форме на основе единых правил регистрации. На регистрационном массиве строится учет, поиск, контроль исполнения документов без заведения других регистрационных форм.
Назовем следующие первоочередные проблемы функционирования электронных технологий, подлежащие решению:
• сохранение форм документов, соответствующих письменной структуре документирования, установленной современными нормативными актами в области управленческой деятельности
• основания разделения подлинников и копий
• ограничение круга ситуаций, при которых могут, должны и не должны использоваться электронные документы
• на основании действующих нормативных актов установление правовых оснований признания юридической силы электронного документа.
Можно констатировать наличие достаточной нормативной базы для практического использования электронных документов, что и происходит а практике, и, вместе с тем, нерешенность таких актуальных проблем, как использование аналогов собственноручной подписи, факсограмм, электронной почты и все возникающих новых способов записи и передачи информации. Учитывая возросшую активность законодательной деятельности в этой области, целесообразно в достаточно короткий срок подготовить временные рекомендации, практическое...