База данных и делопроизводство

№1
Пути совершенствования организации документооборота. Технологическая карта документооборота. Составление маршрутных карт технологического процесса.
1. Прием и передачу документов на всех этапах рекомендуется производить без расписки в получении.
Учет передачи документов одной инстанции другой производится путем проставления соответствующей отметки в рекомендационных карточках.
Под расписку целесообразно передавать только:
• контролируемые документы;
• материалы, связанные с денежной отчетностью, конфликтными ситуациями;
• некоторые документы по личному составу и т.д.
Контролируемые документы передаются в другие подразделения или другому лицу только с ведома службы, осуществляющей контроль за испытанием этих документов.
2. Совершенствование технологии документооборота:
• создание моделей учрежденческого документооборота;
• составление маршрутных карт технологического процесса;
• разработка рациональных схем документооборота;
• составление оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.
• оптимизация процедур подготовки и оформления документации;
• упорядочение документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения.
3. Сокращение объема документооборота:
• регламентация документирования;
• рационализация документации;
• создание унифицированных систем документации;
• разработка унифицированных требований к текстам;
• использование бездокументных связей.
Опосредованное влияние на документооборот оказывают такие составляющие документационного обеспечения управления, как
• информационно-поисковая система учреждения;
• система контроля исполнения документов;
• установление оптимальных сроков документооборота по типовым вопросам, решаемым в деятельности учреждения;
• рациональные маршруты движения кортежей документов (по каждому типу решений).
4. Технологическая карта
В технологической карте на документооборот должен отразиться весь маршрут документооборота с момента его составления до сдачи в архив.

Список используемых источников
1. Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных. — 8-е изд. — М.: «Вильямс», 2005
2. Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных. — 8-е изд. — М.: «Вильямс», 2006
3. Винтер П. Мicrosoft Access 97: справочник. - СПб.: Питер, 1998. - 416 с.
4. Змитрович А.И. Базы данных. Уч. пособие для ВУЗов. - Мн.: Университетское, 1991. - 271 с.: ил
5. Р.Дженнингс. Microsoft Access 97 в подлиннике. Том I,II: пер. с англ. - СПб.: BHV - Санкт-Петербург, 1999.- 624с.
6. Каратыгин С.А., Тихонов А.Ф., Долголаптев В.И. Электронный офис. М:.БИНОМ,1997. В 2-х томах.
7. Экономическая информатика. Учебник (Под редакцией Евдокимова). - Спб.: Питер Паблишинг, 1997
8. Мicrosoft Access 2000: справочник. Под ред. Ю.Колесникова.- СПб.: Питер, 1999. - 352 с