Порядок приема-передачи документов в ведомственный архив

На современном этапе архивное дело является важней¬шей составляющей информационной и культурной сферы жизнедеятельности общества, которая охватывает научные, организационные, правовые, технологические, экономичес-кие и другие вопросы, связанные с комплектованием, уче¬том, хранением архивных документов и использованием сведений, которые в них содержатся.
В архивных учреждениях Беларуси хранится свыше 13 миллионов дел с 1391 года до наших дней, в том числе документы высших органов власти, структур бывшей КПБ, государственных органов управления, общественных объе¬динений, политических партий и др. В состав Националь¬ного архивного фонда Республики Беларусь входят также документы Министерства обороны, Министерства внутрен¬них дел, Комитета государственной безопасности, Нацио-нальной академии наук. Это - уникальные свидетельства становления и развития белорусской государственности, бесценное документальное историческое наследие и богатство страны, требующее особого внимания в целях обеспечения его сохранности и использования.
В связи с активным построением в Республике Беларусь информационного общества роль архивов, как учрежде¬ний, предоставляющих доступ к информационным масси¬вам, особенно возрастает. Однако повышение качества и эффективности работы архивов возможно только при усло¬вии нового качественного витка развития архивного дела. [2, с.7-8]
Постановлением Совета Министров Республики Бе¬ларусь от 15 сентября 2010 г. № 1322 утверждена Госу¬дарственная программа «Архивы Беларуси» на 2011— 2015 годы. Она разработана в соответствии с поручени¬ем Президента Республики Беларусь А.Г.Лукашенко. Впервые в архивной отрасли создан документ, в кото¬ром определены основные направления развития архи¬вного дела и конкретные мероприятия ...

Быстрый поиск и использование документов на хранении возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел. Номенклатура дел служит планом распределения документов после их исполнения в дела. С помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов. Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче документов в архив учреждения. Так же номенклатура дел имеет и справочное значение.
Формирование дела – отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела. Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов. Выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. При формировании дел следует соблюдать ряд определенных требований.
Дела считаются заведенными с момента включения в них исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В случае, если документы уже включенные в дело в течение года потребовались работнику они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а них место закладывается ...