Деловая документация

Исходящие документы – это документы, которые созданы в
организации и отправляемые за её пределы в другие учреждения или ответы частным лицам, приславшим обращение.
Этапы работы с исходящими документами предприятия выглядят
следующим образом:
- составление проекта документа исполнителем;
- проверка правильности оформления проекта документа;
- согласование проекта документа;
- подписание документа руководителем (в необходимых случаях ут-верждение);
- регистрация документа;
- отправка документа адресату;
- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Проект исходящего документа составляется исполнителем. Правильность его оформления проверяется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением телефонограмм и факсов, составляемых в одном экземпляре.
В раде случаев проект исходящего документа должен быть визирован (согласован) с другими специалистами предприятия.
Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы).[4]
Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации.
Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов" .
Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:
- номер документа( включающий номер дела);
- дата документа;
- адресат (корреспондент);
- краткое содержание или заголовок;
- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
- исполнитель;
- примечание.
После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его...

Между нашими организациями заключен договор поставки макаронных изделий N 2009 от "01"января20ххг.
Срок поставки всей партии макаронных изделий "10" января 20хх г. (п. 3 договора).
Общее количество поставляемой продукции согласно счет – фактуре N 197114 от "8" января 20хх г. числится 1500 ящиков по 10 кг. в каждом.
Цена за 1500 ящиков - 42 750 000 рублей.
Общая сумма договора поставки составляет 42 750 000 рублей.
"10" января 20хх г., т.е. в срок, установленный договором, в ходе приемки поставленного товара, была обнаружена недостача 50 ящиков макаронных изделий на общую сумму 1 425 000 рублей. Вагон и пломбы исправны.
Факт поставки продукции в указанном объеме подтверждается товарно-транспортной накладной N 15 от "10" января 20хх г., оформленной надлежащим образом представителями поставщика и покупателя.
В соответствии с ч. 1 ст. 481 Гражданского Кодекса РБ и во исполнение условий Договора, предлагаем Вам, в срок не превышающий 10 (десяти) календарных дней, рассмотреть данную претензию и осуществить допоставку недостающего товара.
В соответствии с п.91 Положения «О поставках товара в Республику Беларусь» выплатить неустойку в размере 10 % от стоимости недопоставленного товара, в размере 142 500 белорусских рублей. Указанную сумму просим перечислить на наш р/с 3012000210015 в филиале №25 ОАО «Белагропромбанка» г. Молодечно.
Убедительно просим перечислить данную сумму на наш расчетный счет в течение одной недели с момента получения данной претензии.
В противном случае мы будем вынуждены обратиться в Хозяйственный суд, что приведет к дополнительным для Вас судебным издержкам.

Приложение: 1. Счет – фактура N 197114 от "8" января 20хх г. на 1 л. в 1 экз., копия.
2. Товарно-транспортная накладная N 15 от "10" января 20хх г.на 1 л. в 1 экз., копия.
...