Тема: Проект автоматизированной системы организации делопроизводства на предприятии (на примере «ООО ХХХ»)

Организация работы с документами – ключевая задача управления в ООО «Имярек». Весь процесс управления организацией пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых эта информация фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления в любой организации, учреждении, предприятии рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).
Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. В любой, даже хорошо организованной, структуре делопроизводства всегда имеется ряд недостатков: документы теряются, тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа, сложность получения информации о прохождении документа и др.
Целью данной контрольной работы является создание автоматизированного рабочего места специалиста службы ДОУ ООО «Имярек». Это позволит свести к минимуму все недостатки, свойственные бумажному документообороту. Данные о документах, вводимые в проектируемую информационную систему, позволят более оперативно отслеживать и находить поступающие и отправляемые документы. Также на основании хранимых системой данных делопроизводитель получит возможность автоматизации процесса формирования отчетности, входящего в обязанности данного специалиста.

Задание на контрольную работу

Разработать автоматизированное рабочее место специалиста службы документационного обеспечения управления ООО «Имярек».
Провести анализ процесса организации делопроизводства и представить ее в нотации IDEF0, вид AS IS. Дополнить модель процесса диаграммой DFD.
Разработать модель процесса организации делопроизводства и представить ее в нотации IDEF0, вид AS to BE и дополнить ее диаграммой DFD, содержащей, по крайней мере, одно хранилище данных.
Разработать ER модель электронного архива.
Разработать две, три формы для типовых электронных документов, типовые прикладные процедуры для контроля исполнения документов.
Программный комплекс должен обеспечивать эффективную реализацию следующих функций: ввод новых данных в базу данных; удаление данных из базы; корректировку данных; поиск данных не менее чем по трем критериям; формирование не менее двух отчетов с выбором входных параметров; контроль информационной технологии; архивацию данных и обеспечение целостности данных. База должна включать справочную, контрольную и операционную части.

В результате выполнения контрольной работы было разработано автоматизированное рабочее место специалиста службы документационного обеспечения управления ООО «ХХХ». Система позволяет выполнять такие операции, как организация работы с поступающей корреспонденцией, регистрацию ответных документов, работа со справочной информацией и печать отчетов на основании данных, хранимых в системе.
Для проведения анализа и реорганизации бизнес-процессов было использовано CASE-средство верхнего уровня BPwin, поддерживающее методологии IDEFO (функциональная модель) и DFD. Были построены функциональная модель и диаграмма потоков данных описания существующих бизнес-процессов. Была спроектирована иерархическая система диаграмм - единичных описаний фрагментов системы. Была описана система в целом и ее взаимодействия с окружающим миром (контекстная диаграмма), после чего проводилась функциональная декомпозиция – система разбивалась на подсистемы и каждая подсистема описывалась отдельно (диаграммы декомпозиции). Была также построена инфологическая модель данных. Для этого были определены сущности, атрибуты и связи между ними.