Зарубежные методики, выборы и внедрение автоматизированных систем управления документами

ВВЕДЕНИЕ
В современном обществе информация является полноценным ресурсом производства, средством конкурентной борьбы во всех сферах экономической деятельности, важным элементом социальной жизни общества. Информация, закрепленная в документах, составляет основную часть информационных ресурсов организаций. Документы создаются и используются в организациях для того, чтобы передавать информацию в пространстве и времени, а также обеспечивать свидетельства деятельности организаций (фиксировать управленческие действия, подтверждать решения, определять права и ответственность работников и т.д.).
Традиционно в деятельности организаций использовались документы на бумажных носителях. Применение новых информационно-коммуникационных технологий в сфере управленческой деятельности привело к переводу значительных объемов документированной информации в электронно-цифровую форму, т.е. к появлению документов, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме и может быть воспринята человеком только при помощи соответствующих программных и технических средств.
Работу с документами преимущественно в электронной форме осуществляет все большее количество организаций. Большая часть документов в настоящее время первоначально создается в электронно-цифровой форме, а ряд из них продолжает храниться и использоваться в такой форме на постоянной основе.
Возможность документирования деятельности организации и обмена документами без использования бумажных носителей информации приводит к тому, что во многих организациях электронный документооборот постепенно вытесняет бумажный.
Электронный документооборот становится неотъемлемой частью самых разных сфер хозяйственной деятельности любого предприятия. Многие организации активно используют электронный обмен информацией с банками, государственными органами, контрагентами. Преимущества электронного документооборота очевидны - это снижение затрат на создание, обработку, защиту, пересылку и хранение документов. Несомненным плюсом...

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Таким образом, совершенствованию документационных про¬цессов придается большое значение не только в отечественной, но и в зарубежной делопроизводственной практике. Сравнение подходов к организации документационных процессов позво¬ляет сделать следующие выводы:
1. В актах законодательства, методических разработках Рес¬публики Беларусь уделяется значительное внимание совершен¬ствованию документациониых процессов, которое направлено, прежде всего, на упорядочение процессов создания документов (за счет сокращения их видового разнообразия, установления соответствия видов создаваемых документов конкретным зада¬чам управления), регламентации технологии работы с ними (за счет установления перечня операций, производимых над доку¬ментом, установления ответственности конкретных работников за их выполнение и т. д.).
2. В практике работы с документами различных стран при
оптимизации работы с документами используется ряд схожих
методов, хотя при этом решаются разные задачи. Так, при регла¬ментации процессов документообразования, технологии работы с документами в отечественной делопроизводственной практи¬ке достаточное внимание направлено на управление объемами документации, создаваемой в деятельности организаций. В за¬рубежной практике регламентации документационных процессов количественным характеристикам документооборота уделяет¬ся значительно меньшее внимание.
3. Следует отмстить, что основной целью регламентации до-кументационных процессов, как в отечественной, так и зарубеж¬ной делопроизводственной практике, является такая их органи¬зация, которая позволила ...