Особенности внедрения системы электронного документооборота в ООО «Атенаис»

ВВЕДЕНИЕ
В современном обществе информация является полноценным ресурсом производства, средством конкурентной борьбы во всех сферах экономической деятельности, важным элементом социальной жизни общества. Информация, закрепленная в документах, составляет основную часть информационных ре-сурсов организаций. Документы создаются и используются в организациях для того, чтобы передавать информацию в пространстве и времени, а также обеспе-чивать свидетельства деятельности организаций (фиксировать управленческие действия, подтверждать решения, определять права и ответственность работни-ков и т.д.).
Традиционно в деятельности организаций использовались документы на бумажных носителях. Применение новых информационно-коммуникационных технологий в сфере управленческой деятельности привело к переводу значи-тельных объемов документированной информации в электронно-цифровую форму, т.е. к появлению документов, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме и может быть воспринята человеком только при помощи соответствующих программных и технических средств.
Работу с документами преимущественно в электронной форме осуществ-ляет все большее количество организаций. Большая часть документов в насто-ящее время первоначально создается в электронно-цифровой форме, а ряд из них продолжает храниться и использоваться в такой форме на постоянной ос-нове.
Возможность документирования деятельности организации и обмена до-кументами без использования бумажных носителей информации приводит к тому, что во многих организациях электронный документооборот постепенно вытесняет бумажный.
Электронный документооборот становится неотъемлемой частью самых разных сфер хозяйственной деятельности любого предприятия. Многие органи-зации активно используют электронный обмен информацией с банками, госу-дарственными органами, контрагентами. Преимущества электронного докумен-тооборота очевидны - это снижение затрат на создание, обработку, защиту, пе-ресылку и хранение документов. Несомненным...

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В настоящее время при комплексной автома¬тизации делопроизводства решаются во мно¬гом те же задачи, которые решались ранее при проведении работ по организационному про¬ектированию. Успех автоматизации делопро-изводства во многом зависит от тщательности подготовки технического задания, в разработ¬ке которого важная роль должна принадлежать службе делопроизводства или работнику, ответ¬ственному за делопроизводство, то есть будущим основным пользователям системы.
К сожалению, службы делопроизводства редко бывают скомплектованы сотрудниками, имею¬щими специальное делопроизводственное об¬разование, которые, в свою очередь, далеко не всегда могут грамотно сформулировать требова¬ния к будущей автоматизированной системе де¬лопроизводства. С другой стороны, фирмы — раз¬работчики автоматизированных продуктов также редко имеют в своем составе специалистов-документоведов, умеющих быстро провести предва-рительное (оргпроектное) обследование и помочь сформулировать задачи для программистов.
Современные информационные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: создание, оформление, регистра¬цию, визирование, движение внутри организа¬ции, контроль исполнения, информационно-справочную работу, прием-передачу — вплоть до создания полнотекстового электронного ар¬хива. Однако многие разработчики автоматизи-рованных систем, позиционирующие себя в ка¬честве поставщиков решений для комплексной автоматизации делопроизводства, на самом деле автоматизируют только отдельные дело¬производственные операции, чаше всего регис¬трацию, контроль исполнения, а в последнее время и организацию движения документов.
При внедрении комплексной системы на пер¬вом этапе совместно со службой делопроизвод¬ства организации должна проводиться большая подготовительная работа. Очень часто данному этапу создания документов не уделяется должного внимания. Для того чтобы полностью за¬действовать возможности автоматизации, необ¬ходимо провести работу по выявлению типовых...