Унификация и стандартизация управленческой документации

В наши дни работа с документами в организациях приобретает первостепенную значимость, вопросы ее грамотной регламентации выступают на первый план. Требования к документированию и организации работы с документами на уровне организации закрепляются в ее локальных нормативных правовых актах – официальные документы организации, принятых и оформленных в установленном порядке и содержащих общеобязательные правила поведения, действие которых ограничено рамками одной или несколькими организациями.
В нашей стране организации ведут делопроизводство на основе самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических докумен¬тов, не противоречащих Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4). Унифицированная система организационно-распорядительной документации. [5].
На международном уровне требования к документам, рег¬ламентирующим вопросы документирования и организации работы с документами, закреплены в стандартах Междуна¬родной организации по стандартизации (далее - ИСО).
Стандарт ИСО 15489-1:2001 "Информация и доку¬ментация - Управление документами - Часть 1: Общие положения" и Технический отчет ИСО/ТО 15489-2 "Ин¬формация и документация - Управление документами - Часть 2: Руководство" (далее - ИСО 15489) [2] опреде¬ляют состав документов, которые необходимо создавать для эффективной организации работы с документами. В соот¬ветствии с пп. 6.,7.1.,9.10 ИСО 15489-1:2001, организация, стремящаяся к соблюдению требований указанного стандарта, должна установить, задокументировать, поддержи-вать и распространять политику, процедуры и практику управления документами с тем, чтобы обеспечить необ¬ходимые для своей работы свидетельства, подотчетность и информацию о своей деятельности.
Приказом председателя Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 24 июня 2011 г. № 91 создан национальный технический комитет по...

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.
Анализ требований международного стандарта (далее -МС ИСО15489) позволяет сделать вывод о том, что докумен¬ты, регламентирующие требования к управлению документа¬ми на уровне организации, соответствуют типовому составу и структуре документации системы менеджмента качества (далее - СМК), закрепленной в МС ИСО серии 9000.
В соответствии с Типовой иерархией документов СМК , к уровню "А" относится такой вид документа, как Руководство по качеству. Он описы¬вает систему менеджмента качества в соответствии с заяв¬ленными политикой и целями в области качества.
В сфере управления документами к уровню "А", в соот¬ветствии с МС ИСО 15489, относятся политика и програм¬ма в области управления документами.
МС ИСО устанавливают, что организации должны оп¬ределить и документально зафиксировать политику в об¬ласти управления документами. Ее целью должно быть создание и управление аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способны¬ми поддерживать деловую деятельность в течение установ¬ленного (необходимого) периода времени. Организации должны обеспечить информирование об этой политике и ее применение на всех организационных уровнях. Для обеспечения непрерывности деловой деятельнос¬ти, соблюдения требования обеспечения создания и сохра¬нения аутентичных, надежных и пригодных для использо¬вания документов организации должны принять и выпол¬нять комплексную программу управления документами.
Документом, закрепляющим способ осуществления дея¬тельности или процесса, в соответствии с МС ИСО серии 9000, является документированная процедура.
Этот вид документа может иметь такие названия, как стан¬дарт предприятия или методологическая инструкция. Следует отметить, что чаще всего общеорганизационные процедуры оформляют в виде стан¬дартов предприятия. Они являются традиционным для отечественной практики видом...