Делопроизводство в системе управления с/х производством и пути его совершенствования.

Делопроизводство существует в каждой организации, независимо от направления её деятельности, правовой формы и т.д. Основной задачей делопроизводства является организация работы с документами. Однако, нельзя сказать, что в каждой организации делопроизводство организовано идеально, отвечая всем требованиям и стандартам.
Зачастую, всю работу, связанную с делопроизводством и документооборотом, выполняет один сотрудник, который ограничивается базовым набором функций, таких как, например, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, а также регистрацией приказов руководителя.
Помимо базовых моментов документооборота, необходимо учесть и следующие её составляющие:
- в каждой организации должна быть составлена собственная инструкция по делопроизводству - нормативный документ, утверждаемый руководителем организации и являющийся обязательным для всех работников организации. Инструкция по делопроизводству определяет и закрепляет технологию создания, обработки, переработки, хранения и использования документов в управленческой деятельности организации;
- должны быть разработаны бланки документов. Следует учитывать, что при подготовке организационно-распорядительных документов важное значение имеет корректное оформление реквизитов, состав которых определяется Письмом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 N 25 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм"[1]
. Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
- также должна быть разработана система контроля...

Любая деятельность компании отражается в документах, и, чтобы улучшить качество рабочих бизнес-процессов, необходимо улучшить документооборот, т. е. оптимизировать его. Под оптимизацией документооборота понимается комплекс мер организационного, технического, программно-технического и оргпроектного характера, выполняемых организацией.
Оптимизация документооборота позволяет:
- определить состав документов (видов, разновидностей, форм документов), используемых организацией в ее деятельности (т. е. при реализации функций, задач, административных и бизнес-процессов);
- определить состав документопотоков организации и их внутреннюю структуру;
- регламентировать маршруты движения документов в рамках документопотока, отдельных групп (комплексов) документов, участвующих в реализации функций, задач, административного и бизнес-процесса;
- установить, если это необходимо, временные параметры прохождения документа в целом по установленному для него маршруту и (или) временные параметры выполнения отдельных операций в процессе документооборота.
К организационным мерам по оптимизации документооборота относится разработка нормативных правовых актов организации и методических документов, устанавливающих требования, правила, рекомендации по организации документооборота, как в целом по организации, так и на отдельных участках работы с документами или по отдельным видам документов.
Например, при работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию, как правило, в организациях разрабатывается система защищенного документооборота, имеющая вполне специфические особенности в сравнении с открытым делопроизводством (документооборотом) и регламентируемая отдельной инструкцией по конфиденциальному документообороту. Аналогичным образом в некоторых организациях решается вопрос регламентации документооборота в процессе рассмотрения обращений граждан или в договорной работе, где весь процесс от заключения договора до его исполнения, включая документы, сопровождающие этот процесс,...