Отчет по практике по дисциплине «Практика по делопроизводству»

Введение

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить...

Раздел 3. Выводы

Организация работы по делопроизводству в ООО «Газпрогресс» осуществляется согласно Инструкции по делопроизводству, утвержденной директором, разработанной в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, (в ред. постановлений Минюста от 24.10.2011 № 235, от 27.01.2012 № 18).
Анализируя документооборот на предприятии за последние три года, была выявлена тенденция к его росту. Мной был проведен сравнительный анализ документооборота входящих и исходящих документов за 2010-2012 гг., таблица 1.
Таблица 1- Сравнительный анализ документооборота за 2010-2012 гг.
2010 г. 2011 г. 2012 г.
Входящие 1056 1309 1634
Исходящие 909 1345 1404
Как видно, из таблицы 1, объем документооборота ООО «Газпрогресс», в течение трех последних лет вырос по всем позициям. В ходе анализа установлено, документооборот существенно вырос в 2012 году, что связано с возрастающим количеством поступающих запросов, обращений граждан и индивидуальных предпринимателей. Кроме этого, существующая на предприятии технология работы с документами вызывает длительную задержку процесса исполнения. Сроки прохождения документов увеличивает «ожидание» рассмотрения документов руководителями, которые в силу занятости или информационной перегрузки не успевают регулировать направление документов. Это, в свою очередь, значительно увеличивает время доставки документов до исполнителя и самого процесса исполнения. А это, в свою очередь, влечет за собой задержку принятия решения, значительно увеличивает время разрешения вопросов, в течение которого может появиться новая информация, необходимая для решения, и, возможно даже, являющаяся решением, однако из-за длительного прохождения документов устаревает или аннулируется.
Итак, в ходе анализа движения документооборота предприятия выявлено, что, к сожалению, ввиду существующей технологии работы с...