Особенности формирования и оформления дел

Введение
Одной из важнейших задач современного управления является рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в организации. Эта деятельность базируется на таких процессах, как получение информации и ее обработка: анализ, подготовка и принятие решений; выполнение решений; учет и контроль принятых решений. Интенсивность этих процессов столь велика, а потери, связанные с несвоевременными и некачественными решениями, столь существенны, что качественная организация этих процессов становится первостепенной. При этом уровень знаний и умения руководителя в области организации документационного управления становится определяющим для всей организации и достигаемых ею результатов.
В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительная деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет и отчетность и т.п. Во время проведения ревизий проверяют именно документы, т.к. они служат основным доказательством фактов.
Исходя из вышеизложенного ...

Заключение

В современном понимании документ – это зафиксированная каким-либо образом (не обязательно на бумаге) информация, которую можно использовать в последующем. А без информации невозможна работа ни одной организации. Какое решение сможет принять руководитель, если не будет обладать полными и достоверными данными о рассматриваемой ситуации? Скорее всего, ошибочное.
В современных условиях, когда и законодательство нашей страны, и экономическая ситуация в ней меняются очень быстро, любая организация может успешно функционировать, только если она владеет нужной информацией, которая давно стала товаром, причем очень дорогим, А носителем информации является документ.
Подводя итог вышеизложенному материалу можно отметить несколько важных мометов.
Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
В дела формируются все документы, созданные в процессе деятельности организации (входящие, исходящие и внутренние). Дела в организации заводят, как правило, в начале каждого делопроизводственного года (с 1 января). Они представляют собой обычные папки-скоросшиватели. Документы в них подшиваются по мере создания (получения) и исполнения.
Дела организаций подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года. Оформление дел проводят работники структурных подразделений, в которых они формируются.
Четкая и научно обоснованная классификация документов в делопроизводстве позволяет правильно группировать документы в дела, что облегчает их поиск. Для этого в организации разрабатываются схемы группировки документов ...