"Грифы" и "отметки" практика их использования и применения

Каждый документ, являясь носителем информации, содержит комплекс информационных элементов, называемых реквизитами. Одни из них содержат информацию о каких-либо фактах или событиях, другие несут сведения о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.
Всего существует тридцать два реквизита. Все они могут быть объединены общим названием «отметка на документе». Однако таким образом под отметкой может пониматься любой элемент.
В данной работе рассматриваются такие виды отметок как служебные, а также такие реквизиты как грифы. Существует семь разновидностей служебных отметок, такие как «Резолюция», «Отметка о контроле», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о переносе данных на машинный носитель», «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)», «Отметка о заверении копии» и четыре разновидности грифов: гриф ограничения доступа, гриф утверждения, гриф приложения и гриф согласования.
Основным нормативным правовым актом, регулирующим правильное использование реквизитов документов, в частности грифов и служебных отметок, а соответственно и оформление документов, является Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь от 19 января 2009 №4. Она устанавливает правила оформления документов и использования реквизитов...

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по дел, являются Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь от 19 января 2009 № 4 и Государственный стандарт Республики Беларусь «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
При оформлении документов используются тридцать два реквизита. В данной работе рассматривались такие реквизиты как служебная отметка и гриф.
Служебные отметки отражают информацию о дальнейшем ходе документа, о контроле за его выполнением, об исполнителе, об исполнении и включении в дело, о поступлении , о переносе данных на машинный носитель, о заверении копии документа.
Грифы несут следующую информацию. Например, гриф утверждения показывает, что приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. А также существует примерный перечень документов, подлежащий утверждению. Этот перечень прописан в Приложении 4 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь. Гриф приложения указывает на связь этого приложения с основным документом (приказом, распоряжением, инструкцией). Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, регистрации, утверждения) подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами...