Отчет по производственной (архивноделопроизводственной) практике и дневник

ВВЕДЕНИЕ

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная...

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По результатам прохождения практики представляется необходимым сделать следующие выводы:
1. В филиале «Энергонадзор» архивно - делопроизводственная работа организована в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, определяющих порядок её организации;
2. В процессе прохождения практики было уяснено, что делопроизводственная служба на предприятии представлена канцелярией, в состав которой входят: заведующий канцелярии, делопроизводитель, секретарь, которые осуществляют документационное обеспечение деятельности организации и успешно справляется с возложенными на него задачами;
3. Организация работы по делопроизводству в филиале «Энергонадзор» осуществляется согласно Инструкции по делопроизводству, утвержденной директором, разработанной в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, (в ред. постановлений Минюста от 24.10.2011 № 235, от 27.01.2012 № 18).
4. Регистрация документов ведется центализованно. В целом канцелярия работает оперативно и слажено. Срочные документы незамедлительно передаются руководству. Срочные ответы готовятся оперативно, при необходимости направляются на предприятия по электронной почте или через факс. Контроль выполнения поручений выполняет заведующий канцелярией, которая ежедневно анализирует базу документов и сроки исполнения документов. От четкой и слаженной работы всех служб с документами зависит вся организация работы предприятия, а также их прибыль.
Вместе с тем, в организации существует ряд проблем, которые требуют решения.
Во-первых, учитывая разъездной характер работы сотрудников, сложно передавать документы своевременно.
Во-вторых, проблемой является процесс согласования и ознакомления с документами сотрудников.
В-третьих, нет взаимодействия между службами. Если документ необходимо исполнить одновременно несколькими сотрудниками, то делопроизводитель...