Особенности работы секретаря в моей организации ЧУП "АртЛабМагия"

Одним из наиболее острых вопросов развития секретарского дела в настоящее время является вопрос о статусе профессии. Это объясняется тем, что на профессиональный выбор молодого поколения всегда влияет престижность профессии и ее высокий статус в общественном сознании. Если статус профессии невысок, вряд ли можно ожидать притока в ее ряды специалистов с хорошими деловыми и личностными характеристиками.
С удовлетворением можно отметить, что в сегодняшний период развития экономики искусственно поднимать статус профессии секретаря не требуется. На смену отжившему образу “секретарши”, сидящей за пишущей машинкой и отвечающей на телефонные звонки, пришел совершенно иной тип секретаря. Это специалист с профессиональным образованием, высоким интеллектом, умеющий общаться с людьми. Современные секретари хорошо разбираются в информационных технологиях, психологии, свободно владеют иностранным языком (6, с.4). Развитие рыночных отношений, появление принципиально новых (негосударственных) организаций вызвали резкое увеличение спроса на настоящих профессионалов в области секретарского дела. Это, в свою очередь, привело к росту статуса секретаря и повышению престижности и перспективности этой профессии.
Служебная деятельность секретаря с первого взгляда может показаться довольно простой и необременительной. Однако это далеко не так. Особенность работы секретаря заключается в том, что ему приходится работать не только с документами, но и контактировать с людьми: своим руководителем, сотрудниками, клиентами (1, с.24).
Тема моего реферата – Особенности работы секретаря на примере ЧУП «АртЛабМагия». Эту тему я выбрала не случайно. Сейчас я работаю в организации секретарем. Целью своего реферата ставлю описание работы секретаря в ЧУП «АртЛабМагия». В соответствии с поставленной целью необходимо решить следующие задачи:
• изучить технологию ведения секретарской деятельности ЧУП «АртЛабМагия»;
• проанализировать особенности документооборота в ЧУП «АртЛабМагия»;
• рассмотреть...

Важными факторами успеха работы личного секретаря является умение вести себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм.
Роль секретаря руководителя, как она определяется в брошюре Европейской ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать суть деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя. Секретарь упорядочивает весь напряженный рабочий день руководителя, корректирует планы, напоминает о важных встречах, необходимых звонках, событиях, составляет график приема посетителей. Секретарь – связующее звено между руководством и посетителями, между руководством и сотрудниками фирмы.
Путь к профессионализму труден, и для того, чтобы стать профессионалом, важно постоянно учиться и работать над собой, своим имиджем. В своей работе я попыталась раскрыть особенности работы секретаря на примере ЧУП «АртЛабМагия». Работу секретаря в общем случае можно разделить на документационное и бездокументное. В работе описаны особенности ведения документооборота ЧУП «АртЛабМагия». Подробно остановилась на таких моментах бездокументного обслуживания, как организация командировок руководителя и организация приема граждан. Я считаю, что именно эти виды работы являются особенно ответственными, т.к. могут отнимать много времени при неправильной организации.