Оперативное хранение документов в структурных подразделениях организации

ВВЕДЕНИЕ

В современном социуме создается и функционирует огромное множество разных по характеру и направленности документов. Следовательно, ни одна организация, ни одно предприятие не может существовать без документальной базы. Но и это не предел, потому что процесс работы с документами трудоемкий и требует к себе специальных умений и знаний. Именно благодаря правильно организованному делопроизводству строится эффективная и успешная деятельность любого учреждения, компании, фирмы и т.д. Безусловно, каждый руководитель заинтересован в том, чтобы его детище развивалось и процветало, поэтому во всех организациях, фирмах, учреждениях в штат включаются либо специальная служба, зачастую это кадровая служба, либо это специально обученный человек: секретарь-делопроизводитель. Однако в случае, когда штат организации немногочислен, то функции делопроизводителя входят в прямые обязанности секретаря, помощника руководителя.
Как уже было отмечено выше, ни одна сфера деятельности не функционирует без документального подтверждения. Рассмотрим эту идею более детально. Итак, исходя из различных видов деятельности, можно выделить и разные виды документов соответственно.
Например, на основе управленческой документации строится финансирование и планирование в организации, распорядительная деятельность аппарата управления, кроме этого ведется бухгалтерский учет и отчетность и т.п. Именно поэтому в процессе ревизий в первую очередь привлекают к проверке документы, потому что только они есть основное и достоверное доказательство фактов.
Большое значение документы имеют в сфере права и управления. Здесь они создаются с целью управления государством и для успешной организации внутренней и внешней политики. То есть речь идет о том, что документы в данном случае выступают в качестве руководящих актов для нижестоящих органов, через них организуется контроль соблюдения законности и доводится до исполнителей волеизъявления государственных органов. Только документы, зафиксированные на...

ЗАКЛЮЧЕНИЕ


В заключение курсовой работы хотелось бы подвести основный итог.
Актуальность рассматриваемой темы крайне высока. Как было отмечено во введении, от правильной и грамотной организации оперативного хранения документации полностью зависит корректная работа и успех предприятия, от чего и зависит его популярность на рынке труда. На основе изученной в ходе написания работы документации можно сделать вывод о том, что делопроизводство – одна из основных деятельностей организации, без функционирования которой сложно наладить внешние отношения с другими предприятиями и организациями. Это та отрасль, которая направлена на организацию оперативного хранения документации внутри предприятия.
Кроме этого, мы определи, что делопроизводство – это не только работа с входящей, исходящей или внутренней корреспонденцией, но это еще и составление номенклатуры, способствующей оформление отработанных документов в дела, а также подготовка готовых дел к передаче в архив.
Таким образом, в ходе курсовой работы были представлены и определены основные аспекты и требования к организации оперативного хранения документации на предприятии. Кроме того, были рассмотрены основные аспекты передачи дел на архивное хранение. На базе чего, были изучены базовые требования к организации архивного помещения.
Однако мало только хранить документы, важно еще и уметь нести ответственность за них. Таким образом, исходя из данного требования, в курсовой работе представлены правила работы при выдаче хранящихся документов на руки.
Таким образом, в заключение курсовой работы можно сделать следующие выводы.
Во-первых, оперативное хранение документации в организации необходимо для того, чтобы корректно определить сроки и средства хранения документов.
Во-вторых, выбор средств оперативного хранения определяется как объемами хранящихся документов, так и частотой обращения к ним с рабочими целями.
В-третьих, правильно организованный порядок выдачи документов, находящихся на хранении в...