Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

ВВЕДЕНИЕ

Документационное обеспечение управления имеет особое значение и занимает одно из основных мест в деятельности любого учреждения. В современном мире любое предприятие постоянно сталкивается с острой необходимостью обработки значительного объема информации. Наряду с этим, каждое предприятие остро ощущает необходимость организации эффективного и успешного управления информационными ресурсами. Непосредственно для решения этой проблемы и предпринимаются активные действия, направленных на использование компьютерных технологий в сфере управления документационными потоками, а, следовательно, и информацией в широком смысле.
Однако, как показывает практика, использование компьютерных программ в сфере работы с любой организационно-распорядительной документацией в большинстве случаев вовсе не сопровождается структурной перестройкой работы с документацией. В результате этого существенно снижается эффективность от применения даже самых многофункциональных специализированных программных комплексов. Широко известны случаи, когда внедрение компьютерных систем носит всего лишь формальный характер и, по сути, не сопровождается какой-либо существенной оптимизацией и унификацией документационных процессов в дальнейшем.
Наряду с этим в последние годы наблюдается ситуация, когда в большинстве учреждений, обладающих сложной структурой, важное значение отдается уровню организации взаимодействия подразделений и порядку обмена информацией. При этом значительная часть информации передается в виде документов на бумажном носителе (например, обмен служебной документацией и отчетностью).
Однако стоит также отметить, что на протяжении нескольких лет относительно четко просматривается и тенденция увеличения объемов информационных потоков, проходящих через современные учреждения. При этом важно сказать, что происходит рост не только документооборота на традиционных носителях, но и количества информации, проходящей по электронным каналам, а также документов, непосредственно связанных...

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение отчета хотелось бы подвести основный итог.
Актуальность изучаемого вопроса по внедрению электронного документооборота крайне высока.
Как было отмечено в ходе работы, от правильной и грамотной организации делопроизводства полностью зависит успех любого предприятия, его популярность на рынке труда, не исключение в данном случае и учреждения образования. Кроме того, изучив научно-методические источники по проблемам делопроизводства, можно сделать вывод о том, что делопроизводство – одна из основных деятельностей организации, без функционирования которой сложно наладить внешние отношения с другими предприятиями и организациями. Это та отрасль, которая помогает организовать наладить отношения и деятельность сотрудников внутри предприятия, а также довести до них решения руководства.
Кроме этого, мы определи, что делопроизводство или ДОУ – это не только работа с входящей, исходящей или внутренней корреспонденцией на бумажных носителях, но еще и работа с электронной документацией, работа с гражданами (юридическими и физическими лицами), а также контроль за своевременным исполнением документов.
Однако стоит отметить, что и на этом не заканчиваются функции делопроизводства, так как в специфику этой отрасли включается также работа с гражданами, а именно рассмотрение, правильное оформление и решение жалоб граждан и юридических лиц.
Важно понимать и то, что делопроизводство не формируется и не существует само по себе. Это значит, что оно также определяется работой определенных нормативных правовых актов. Таким образом, наряду с вышеперечисленным в отчете также представлены основы нормативно-методического регулирования делопроизводства в учреждениях и организациях Республики Беларусь. На основе этого определили, что в настоящее время в современной системе документооборота существует достаточно много нормативно-правовых документов.
Однозначно и то, что процесс организации делопроизводства не может быть безукоризненным. Иначе говоря, как и при...