% Использование документов архива

ВВЕДЕНИЕ

Документы – это основные информационные ресурсы любого предприятия, работа с которыми обязательно требует корректной организации. Так, документы, в первую очередь, обеспечивают информационную поддержку принятия любого рода управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех организационных процессов на предприятии.
Если говорить об организации документооборота то можно сказать, что документ, как правило, рассматривается как закодированное определенным образом и впоследствии зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение, удостоверяющее при этом, что факт хозяйственной жизни банка или существует, или совершен, или должен быть совершен в ближайшее время. Иначе говоря, документация – это такой способ оформления хозяйственных операций, который осуществляется только с помощью документов в момент их совершения.
Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер, это значит, что движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, говоря другими словами, документы должны быть направлены исполнителям в соответствии с их профессиональной компетенцией и обязанностями, с целью избежания дублирования операций.
Кроме того выделяют внешний и внутренний контуры документооборота. Так, внешний контур начинается с входящих или внешних документов, соответственно, которые поступают на предприятие извне. В этом качестве могут выступать распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров и заказчиков и т.п. При этом полученные документы регистрируются секретарями и только потом поступают на исполнение.
При этом отработанные и исполненные документы по истечение срока действия подшиваются в дела, а по мере окончания срока хранения сформированных дел передаются на хранение в архив организации, а после и в Центральный архив.
Следовательно, все документы, образующиеся в деятельности организации, подлежат обязательной сохранности в течение установленных...

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, можно сделать следующие выводы:
1. Архивное хранение документов выступает в качестве аспекта, определяющего сроки и средства хранения документов.
2. Целесообразность использования традиционных средств архивного хранения документов должна определяться объемами хранящихся документов в архиве организации и частотой обращения к ним сотрудниками;
3. Порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях предотвращает несанкционированный доступ пользователей к документам, что объясняет необходимость передавать исполненные дела на хранение в архив организации;
4. Основные требования к хранению документов в организации обеспечивают технология хранения и защиты информации от преждевременных разрушений.
В Инспекции рационально используются средства для документооборота. Следует отметить что, внедрение персональных компьютеров, обеспечение свободного доступа к сети Интернет эффективно для повышения работы документационной службы предприятия в целом и организации хранения документов в делопроизводстве.
В процессе данной дипломной работы проанализировано, каким образом в государственном учреждении «Управление капитального строительства Вооруженных Сил Республики Беларусь» (далее – УКС) достигается организация хранения документов в делопроизводстве. На основании этого определено, что текущее хранение дел в УКСе осуществляется непосредственно по месту их формирования – в структурных подразделениях управления. При этом исполненные документы хранятся в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел. Персональную ответственность за хранение документов несут начальники структурных подразделений УКСа.
Следовательно, номенклатура дел в организации предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учёта дел...