Организация работы с документами на предприятии (на примере) и пути ее совершенствования (на примере)

Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение. Организация работы с документами влияет на качество работы всего предприятия. От того, насколько профессионально ведется делопроизводство на предприятии, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показали исследования, около 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов на исполнение. Правильно организованное движение документов на предприятии снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
В настоящее время огромное значение на предприятиях придается автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрый маршрут движение и исполнение документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. Однако не во всех организациях этому придается большое значение, в одних организациях выполняется вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы, но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому работник документационного обеспечения управления должен уметь не только правильно составлять и оформлять служебные документы, но и знать, какие виды работ выполняются этими документами.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не владеют основами современного делопроизводства, а тем более не знают тонкости ведения делопроизводства.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии нормативными правовыми актами является важнейшей...

Основной целью написания данной дипломной работы является рассмотрение организации работы с документами на предприятии и пути ее совершенствования.
Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию работы на предприятии УП «Белтехосмотр»:
1. Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.
Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):
- документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
- организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
- систематизация архива документов.
Нормативно-методическое регулирование делопроизводства позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом. Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно: правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу; организовать документооборот; обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности. Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Сегодня уже сложилась достаточно обширная государственная система законодательных и нормативных актов, регулирующих сферу информации и документации.
Служба документационного обеспечения на предприятиях и её локальная регламентация обеспечивается в первую очередь Инструкцией по делопроизводству, утвержденную постановлением Министерства...