Экспертиза ценности документов в делопроизводстве на примере ГУО "Сеницкая СШ имени Я. Купалы"

ВВЕДЕНИЕ

По мнению главного специалиста Государственного учреждения «Главное хозяйственное Управления делами Президента Республики Беларусь» Кудряковой Г. тема экспертизы ценности документов, крайне слабо разработана в отечественном архивоведении и сегодня можно совершенно уверенно говорить, что в Беларуси нет фундаментальных трудов по вопросам теории и практики архивного дела в нашей стране. Эта проблема лишь в общих чертах рассматривается в Правилах работы архивов государственных органов и иных организаций. Поэтому каждое исследование организации экспертизы ценности документов в конкретной организации представляет как теоретический, так и практический интерес.
Экспертиза ценности документов – одно из важнейших направлений деятельности работников делопроизводственной сферы, так как именно стадии делопроизводства отводится главная роль в определении тех документов, которые подлежат передаче на постоянное хранение, и в формировании их в первичные комплексы по функциям, направлениям деятельности с учетом видов и разновидностей документов, сроков хранения, времени и места создания, авторов, корреспондентов и других признаков.
Экспертиза ценности документов является важнейшей задачей работника службы ДОУ и архивариуса. Ведь итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование ведомственных и государственных архивов документами. Именно в процессе экспертизы происходит формирование архивного фонда организации. Экспертиза играет роль определенного «сита», через которое просеивается весь поток документов.
Именно в процессе экспертизы ценности решается ответственная задача отбора на постоянное хранение оптимального количества документов, содержащих ценную научную информацию, а также ограждения государственных архивов от материалов справочного, информационного значения, так как первоначальное желание организации, как правило, сохранить как можно больше документов. Затем со временем приходит понимание, что много хранить невозможно и нет...

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Основной целью написания данной дипломной работы было проведение анализа проведения экспертизы ценности документов в ГУО «Сеницкая СШ имени Янки Купалы.
Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов:
1. Необходимость проведения экспертизы объясняется неравноценностью документов как источников информации. Есть такие, информация которых теряет свое значение почти сразу после их создания. Или такие, которые содержат информацию, необходимую для решения конкретного вопроса или принятия оперативного решения. В то же время информация, содержащаяся в других документах, может сохранять актуальность на протяжении нескольких лет, в том числе в течение длительного (или постоянного) срока. Эта информация может быть использована не только для обеспечения оперативной деятельности организации, но и для каких-либо целей в будущем [36, с.29].
Таким образом, если отпала необходимость в информации, то теряют значение и первичные источники информации — документы, которые могут быть уничтожены. Именно различная ценность, то есть значение информации, заключенной в документах, определяет необходимость и продолжительность хранения документов.
Задача экспертизы ценности заключается в том, чтобы установить ценность документов на основании содержащейся в них информации, а также определить сроки хранения документов в зависимости от их ценности.
Работы по экспертизе ценности в организации начинаются на стадии текущей работы с документами:
при разработке номенклатуры дел, когда формулируются заголовки дел (описывается состав и содержание документов дела в его заголовке), устанавливаются сроки хранения дел;
при регистрации поступающих в организацию документов (при проставлении на документе индекса определяется принадлежность его к конкретному делу с обозначенным на обложке дела сроком хранения);
при направлении документа в дело (исполнитель, изучив вопрос, рассматриваемый в документе, может более квалифицированно определить принадлежность документа к тому или иному...