Критерии и показатели оценки эффективности автоматизированных систем управления документами.

Традиционно в деятельности организаций использовались документы на бумажных носителях. Применение новых информационно-коммуникационных технологий в сфере управленческой деятельности привело к переводу значительных объемов документированной информации в электронно-цифровую форму, т.е. к появлению документов, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме и может быть воспринята человеком только при помощи соответствующих программных и технических средств.
В стране приняты решения о полномасштабном внедрении электронного документооборота, позволяющего обмениваться организационно-распорядительными документами между всеми госорганами и госорганизациями. Предусмотрен поэтапный переход на электронный документооборот: до 1 января 2015 г. — высшие государственные органы, судебные органы, республиканские органы государственного управления, областные и Минский городской исполнительные комитеты, государственные организации, подчиненные Президенту и Правительству Республики Беларусь; к 1 января 2016 г. — все госорганы и иные госорганизации. Исходя из этого необходимо в каждой госорганизации установить автоматизированные системы управления документами (далее – АСУД). При этом важным является вопрос соотношения финансовых затрат на внедрение систем электронного документооборота (далее – СЭД) и получаемого от этого экономического эффекта. Кроме общеизвестных затрат, связанных с приобретением оборудования, программного обеспечения, обучением персонала, необходимо учитывать и перспективные затраты, связанные с поддержанием систем в рабочем состоянии, обновлением технических средств, типов носителей, затратами на миграцию и конвертацию документированной информации, особенно при организации долгосрочного хранения документов.
Актуальность данной темы заключается в том, что применение моделей АСУД для организации зависит от критериев и показателей оценки эффективности в управлении документами, при этом является потребностью сегодняшнего дня.
Цель данной работы...

Система электронного документооборота позволяет собрать необходимую информацию гораздо быстрее. Для этого предусматриваются различные системы ее классификации и поиска.
Система электронного документооборота также упрощает процедуру контроля исполнения документов и поручений по ним, автоматизируя данный процесс, формируя напоминания о приближении срока исполнения или извещения, если срок исполнения просрочен. Система позволяет оперативно составлять отчеты о состоянии исполнительской дисциплины.
В стране приняты решения о полномасштабном внедрении электронного документооборота, позволяющего обмениваться организационно-распорядительными документами между всеми госорганами и госорганизациями. Предусмотрен поэтапный переход на электронный документооборот: до 1 января 2015 г. — высшие государственные органы, судебные органы, республиканские органы государственного управления, областные и Минский городской исполнительные комитеты, государственные организации, подчиненные Президенту и Правительству Республики Беларусь; к 1 января 2016 г. — все госорганы и иные госорганизации.
Как отметили в Национальном центре электронных услуг (НЦЭУ), с учетом масштабности и сложности поставленной задачи ведется активная работа по созданию ряда услуг электронного документооборота с применением облачных технологий на основе уже существующих систем в стране. Это позволит заказчикам услуги выбрать именно ту систему, которая необходима для автоматизации документооборота в их компании.
Уже введены в эксплуатацию несколько услуг электронного документооборота. В них реализованы в том числе функции взаимодействия с системой межведомственного электронного документооборота (СМДО) и электронной почтой MailGov. Предназначены они для автоматизации документооборота и архивного хранения документов организаций любого типа и формы собственности посредством построения системы электронного документооборота (СЭД) на базе компонентов и модулей СЭД «Делопроизводство», «Архивное дело» и «Обращения...