Экспертиза ценности электронных документов

Документы в электронной форме становятся все более привычной чертой окружающего нас мира. Вопросы их архивного хранения переходят из ближайшей перспективы в сферу повседневных забот.
В стране приняты решения о полномасштабном внедрении электронного документооборота, позволяющего обмениваться организационно-распорядительными документами между всеми госорганами и госорганизациями. Предусмотрен поэтапный переход на электронный документооборот: до 1 января 2015 г. – высшие государственные органы, судебные органы, республиканские органы государственного управления, областные и Минский городской исполнительные комитеты, государственные организации, подчиненные Президенту и Правительству Республики Беларусь к 1 января 2016 г. – все госорганы и иные госорганизации.
Исходя из данных требований по переходу на электронный документооборот, возникает вопрос хранения и передачи в архив электронных документов. Не смотря на то, в каком виде создан документ: бумажный или электронный, для передачи его на архивное хранение требуется проведение экспертизы ценности документа.
С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, как в бумажном, так и в электронном виде, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев.
Именно определение четких критериев в подходе при экспертизе ценности документов и способствует четкой организации определения ценности документов для передачи на архивное хранение. Если с экспертизой ценности бумажных документов сегодня умеют работать специалисты, то такое понятие как электронный документ – это новое в...

Внедрение программных средств для организации документооборота и управления в виде СЭД стало заметным явлением на рубеже ХХI века. Современные системы электронного документооборота, которые обеспечивают процесс создания и обработки большого объема различных документов, осуществляют контроль управлением доступа и контролируют потоки документов на предприятии. Поэтому документы помещены и хранятся в отдельных хранилищах, которые и представляют собой иерархию файловой системы. Системы электронного документооборота поддерживают и настроены на наиболее известные форматы для отображения информации и ее хранения. Это различные текстовые документы, всевозможные графические изображения, представления электронных таблиц, открытие аудио и видео данных, поддержка веб-документов, а также частичное управление и взаимодействие с другими аналогичными корпоративными системами.
Самое главная функция систем электронного документооборота – это хранение электронных документов в структурированном виде и непосредственная работа с ними. В любой системе главной функцией, которой является документооборот, системы должна настраиваться и подстраиваться под каждую структуру отдела и системы делопроизводства предприятия. Хранение электронных документов возможно при качественном проведении экспертизы ценности электронных документов. Специалисты, которые работают с электронными документами должны в первую очередь изучить назначение экспертизы ценности документов, знать принципы и критерии, подходы при проведении экспертизы ценности как документов в бумажном, так и электронном виде.
Сегодня в республике разработана и функционирует нормативно правовая база по вопросу работы с электронными документами, по проведению экспертизы ценности электронных документов при передаче их в архив. В работе рассмотрены нормативные документы, регламентирующие данное направление.
Для практического рассмотрения подходы по проведению экспертизы ценности электронных документов определено Государственное...