Разработка и составление номенклатуры дел на примере учреждения "Госархив Могилевской области"

Для оптимизации и упорядочивания документооборота, а также в целях исключения дублирующих друг друга документов целесообразно составление полного реестра используемых на предприятии документов. Практически на всех предприятиях, особенно государственного подчинения, существуют отделы и специалисты, которые занимаются ведением номенклатуры дел организации, т.е. систематизацией перечня заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном порядке.
Следует отметить, что без номенклатуры дел обеспечить надлежащее ведение документооборота в организации и хранение создаваемых и накапливающихся документов невозможно. Номенклатура дел не только способствует правильной организации хранения документов, определяет единый порядок формирования дел, помогает решать вопросы комплектования, экспертизы и отбора на государственное хранение основной документации, имеющей научно-историческое значение, она необходима для обеспечения порядка в делопроизводстве и документообороте организации. Документы, накопившиеся в процессе деятельности предприятия, являются не просто его собственностью, которая находится в офисе, - их ведение и хранение должно осуществляться в соответствии с законодательством.
Глубокое и тщательное изучение законодательства по данному вопросу позволит руководителям и специалистам учреждений, организаций, предприятий правильно организовать эффективное ведение делопроизводства, не допускать нарушений законодательства в этой сфере и, следовательно, избежать санкций за его нарушение.
Цель работы — исследовать установленный в Республике Беларусь порядок разработки и составления номенклатуры дел организации, провести теоретический анализ законодательства по данному вопросу, обобщить знания в данной области.
В соответствии с целью в работе поставлены следующие задачи:
- рассмотреть понятие и виды номенклатур дел организаций;
- изучить нормативную базу, регулирующую...

Для оптимизации и упорядочивания документооборота, а также в целях исключения дублирующих друг друга документов целесообразно составление полного реестра используемых на предприятии документов. Должное ведение документооборота и хранение в упорядоченном виде огромного количества создаваемых и накапливающихся в организации документов невозможно обеспечить без номенклатуры дел, которая раскрывает содержание и характер деятельности организации, ее структурных подразделений, обеспечивает порядок формирования и учета дел в делопроизводстве и в архиве организации. Она способствует правильной организации хранения документов, определяет единый порядок формирования дел и необходима для обеспечения порядка в документообороте организации, решения вопросов комплектования, экспертизы и отбора на государственное хранение основной документации.
Номенклатура дел – важнейший инструмент организации делопроизводства. Она также служит основой для построения информационно-поисковой системы по документам предприятия или справочной картотеки на документы.
Порядок ее составления регулируется следующими нормативными актами: Инструкция № 4, Постановление № 140, Правила работы архивов и др.
Различают три вида номенклатуры: типовая, примерная и номенклатура дел организации. Сводная номенклатура дел организации составляется службой ДОУ, подписывается руководителем организации, согласовывается ЭК организации и экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение. Типовая и примерная номенклатуры дел являются методическими пособиями, они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Их разрабатывают документационные службы и архивы центральных ведомств для своей системы подведомственных организаций (учреждений). Номенклатура дел организации (учреждения) на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой...