Электронные документы

Традиционно в деятельности организаций использовались документы на бумажных носителях. Применение новых информационно-коммуникационных технологий в сфере управленческой деятельности привело к переводу значительных объемов документированной информации в электронно-цифровую форму, т.е. к появлению документов, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме и может быть воспринята человеком только при помощи соответствующих программных и технических средств.
Такие явления, как клиент-банк, электронное декларирование, сдача отчетности в электронном виде вошли в повседневный обиход. При возрастающей информатизации предприятий возникает необходимость упорядочить работу с документами, а в перспективе – перейти на электронный документооборот.
В стране приняты решения о полномасштабном внедрении электронного документооборота, позволяющего обмениваться организационно-распорядительными документами между всеми государственными органами и государственными организациями. Предусмотрен поэтапный переход на электронный документооборот: до 1 января 2015 г. – высшие государственные органы, судебные органы, республиканские органы государственного управления, областные и Минский городской исполнительные комитеты, государственные организации, подчиненные Президенту и Правительству Республики Беларусь; к 1 января 2016 г. – все государственные органы и иные государственные организации. Исходя из этого необходимо в каждой государственной организации установить автоматизированную систему управления документами (далее – АСУД). При этом важным является вопрос соотношения финансовых затрат на внедрение систем электронного документооборота (далее – СЭД) и получаемого от этого экономического эффекта. Кроме финансовых затрат следует учесть и значительное уменьшение времени для поиска материала, увеличение скорости реагирования на входящие запросы, сокращение расходов на обработку бумажных документов и т.д. Кроме общеизвестных затрат, связанных с приобретением оборудования,...

Организация работы с документами влияет на качество работы как коммерческих, так и государственных предприятий, их аппарата управления, организацию и культуру труда работников. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческие решения базируется на информации, носителем которой является документ. Повышению качества работы с документами способствует система электронного документооборота, которая должна обеспечивать автоматизацию всех составляющих технологического процесса документооборота: документирование, обеспечение документооборота, архивное хранение.
На современном этапе развития общества автоматизация документооборота необходима в любой организации, но отсутствие материальных ресурсов замедляет процесс внедрения систем. В стране приняты решения о полномасштабном внедрении электронного документооборота, позволяющего обмениваться документами между всеми государственными органами и государственными организациями. Предусмотрен поэтапный переход на электронный документооборот: до 1 января 2015 г. – высшие государственные органы, судебные органы, республиканские органы государственного управления, областные и Минский городской исполнительные комитеты, государственные организации, подчиненные Президенту и Правительству Республики Беларусь; к 1 января 2016 г. – все госорганы и иные государственные организации.
Вопрос о государственной поддержке при внедрении электронного документооборота в государственных органах очень актуален.
Исходя из цели работы, нами были определены критерии выбора, этапы внедрения системы электронного документооборота, а также проблем и перспектив ее внедрения в государственных организациях (на примере Государственного предприятия «БГЦА»).
Достижение цели обеспечивалось решением следующих задач:
• в первой главе был проведен анализ нормативных правовых документов и литературы...